BeritaHR

Media Belajar Human Resources

Re: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi

leave a comment »

Menarik bahan bacaan ini, bahwa belum mendapat banyak respon dari rekan-rekan group, harus kita maklumi bahwa belum semua perusahaan melaksanakan analisa kompetensi ini.  Hal ini memang masih sulit menembus ke perusahaan untuk dilaksanakan.
 
Kalau saya justru melakukan analisa competency ini dari hasil external audit (ISO dan atau CUSTOMER).  Hasilnya malah luar biasa, karena dengan sertifikat apapun kalau ternyata customer ingin tahu atau bertanya, maka itu yang harus kita perbaiki.
 
Untuk kompetensi, saya telah menyusun pola hampir sama dengan yang dibuat oleh mas Rudy:
Dalam membahas kompetensi, saya samakan dulu persepsi dengan semua rekan:
 
“Competency is individual’s knowledge, skills, abilities, or personality characteristics that directly influence his or her job performance.”
 
Jadi bicara competency bisa di awal kebutuhan tenaga kerja (melalui job des) dan saat pengukuran (evaluasi), sehingga ditemukan gap yang harus dikerjakan untuk diatasi.
 
Dari definisi tsb, maka competency (kemampuan) dapat di evaluasi dari SKILL (tingkat pendidikan, pengalaman menguasai bidang kerja, pelatihan yang diperlukan, inisiatif), RESPONSIBILITY (terhadap asset perusahaan, terhadap pengendalian uang), EFFORT (aktivitas fisik yang diminta, lingkungan fisik tempat kerja, aktivitas mental yang dituntut), WORK ENVIRONMENT (kondisi lingkungan kerja secara fisik), itu semua bisa ditanyakan mampu tidak dia.
 
1. Dari Job Des akan terbaca competency yang bagaimana dibutuhkan untuk pemegang jabatan.  Nah pertanyaannya: siapa yang menyusun job des. Ya atasan.  Maka itu semua harus mendapat sosialisasi/training pengantar bagaimana menyusun job des agar sama persepsinya, dan polanya sama.

2.. Kompetensi juga bisa diukur dan diperbandingkan dengan program training yang tersedia seperti:

a. basic training matrix (umum dan departemental)
b. juga bisa dari kebutuhan training yang diperlukan karena pekerjaannya yad.
 
3. Komptensi juga bisa dievaluasi dari hasil / catatan Performance Appraisal, yang menyatakan orang ini perlu dikemanakan, diapakan.
 
Tolong tanggapannya
 
Fransiscus Xaverius
—– Original Message —-
From: rudy <rudy_a@adiprima.com>
To: Diskusi-HRD@yahoogroups.com
Sent: Thursday, July 3, 2008 12:07:50 PM
Subject: RE: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi

Rekan Deddy Hanif yang baik,

 

Luar biasa masukannya secara panjang lebar memberikan pencerahan kepada kami. Saya jadi malu mengatakan kalau “saya paham benar” padahal pemahaman saya belum tentu benar tentang matriks kompetensi ini. Karena berkat Pak Deddy ini saya menyadari bahwa kalau saya paham benar tentunya saya tidak bingung dan tidak ada yg perlu saya sharingkan dalam forum ini.

 

Pemahaman saya tentang matriks kompetensi, saya dapatkan ketika saya menjadi salah satu anggota tim konsultan yang ikut menyusun MSDM-BK dan sistem BSC disalah salah perusahaan. Fokus tugas saya waktu itu adalah menyusun program T&D dalam sebuah matriks T&D yang link dgn matriks kompetensinya serta ke HR Scorecardnya. Kerangka umum yang saya susun adalah (terlampir). Mungkin ini dapat memberi gambaran buat Pak Deddy sejauh mana pemahaman saya tentang Matriks Kompetensi ini.

 

Saat ini saya menjadi praktisi yang memiliki idealisme yang tentu sudah berbeda. Ada kekhawatiran jika semua konsep kompetensi yang saya tahu diterapkan akan menambah aktifitas (cost) tapi bukan efektifitas (benefit). Kami sendiri pernah membandingkan dengan perusahaan yang sejenis dimana organisasinya menerapkan sistem kompetensi, organisasi kami masih lebih efektif dan kondusif. Buktinya saat ini kami masih menjadi salah satu idola para “kutu loncat”.

   

Mengenai masukan Pak Deddy dari apa yg bisa dijual dari sistem kompetensi :

1.      Melakukan pemetaan “strength” dan “weakness” baik dari sisi organisasi, departemen, ataupun individu sehingga dapat diketahui antara kapablitas organisasi saat ini dengan apa yang sesunguhnya diharapkan. Selain anda juga dapat “menjaga” orang-orang “tepat” tuk tetap ada di dalam bus serta menurunkan orang-orang yang tidak “tepat”.

2.      Menampilkan estimasi ROI dari seluruh uang yang dikeluarkan bagi HR. Dalam fungsi R&S, anda dapat menampilkan estimasi “keuntungan” ketika anda berhasil mendapatkan orang yang kompeten. Dalam fungsi T&D anda dapat menampilkan “keuntungan” yang diperoleh dari meningkatnya “kompetensi karyawan”. Dalam fungsi PM, anda bisa melakukan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk membentuk karyawan-karyawan yang siap untuk proses suksesi, dll.

Point 1, saya kira saat ini sudah dipahami oleh level manejemen sedangkan point 2, ROI dalam HR terus terang saya masih kesulitan mengukurnya dengan jelas padahal saya background finance tapi untuk T&D saat kami sudah mulai dengan swadaya/internal melalui pengelolaan training center.  

 

Menanggapi pertanyaan Bapak :

  1. Bagaimanakah proses yang terjadi sampai sehingga kesebelas indikator kinerja tersebut bisa hadir? Didiskusikan dan disepakati dilevel TM
  2. Apakah seluruh posisi di tempat anda, semuanya dinilai dengan menggunakan indikator kinerja tersebut? Untuk saat ini, YA. Memang disepakati sederhana seperti itu.
  3. Apakah masing-masing indikator kinerja tersebut sudah memiliki definisi operasional? Jika sudah bagaimanakah definisi operasional tersebut? Defenisi ada dalam pedoma PA

(pemahaman akan istilah serta ruang lingkup darikompetensi“, “potensi“, “talent”, “knowledge”, “skill”, “ablity“, “attitude”, “aptitude”, “trait” akan sangat bermanfaat sekali dalam konteks ini)

  1. Apa dan bagaimanakah penjelasan serta penggunaan skala 1-5 tersebut? Serta mengapa skala yang dipilih adalah 1-5? Ada batasan defenisi setiap jenjang 1 s/d 5 dan skala 1-5 adalah kesepakatan saja. Mungkin ada masukan!
  2. Bagaimana proses menentukan KPI serta proporsinya untuk masing2 level jabatan serta bagaimanakah kontribusi KPI terhadap indikator kinerja maupun pada proses penilaian secara keseluruhan? Proporsi ditetapkan masing-masing departemen maksimum 100, dalam hal ini kepala departemen dan jajarannya. Kontribusi dirmuskan melalui formulasi dengan nilai maksimum 100.

Kami menyadari masih banyak kelemahan, mohon masukannya.

Thanks & Regards,

Rudy

 

 

 

 

—–Original Message—–
From: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com [mailto:Diskusi- HRD@yahoogroups. com] On Behalf Of Deddy Hanif
Sent:
Thursday, July 03, 2008 2:27 AM
To: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com
Subject: RE: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi

 

 

 

Salam kenal juga Pak Rudy,

 

Saya akan coba urun pendapat terhadap apa yang bapak sampaikan.

 

Pertama-tama saya ucapkan selamat atas keberhasilan organisasi anda mendapatkan sertifikasi tersebut. Dalam upaya “mendapatkan” atau “menjaga” sertifikasi dalam ruang lingkup organisasi, merupakan hal yang sangat wajar sekali apabila anda harus deal dengan segala “keribetan”.

 

Merupakan suatu hal yang sangat baik jika anda “sangat paham sekali” dengan konsep “matriks kompetensi”, namun sayangnya sampai saat saya belum melihat penjelasan apapun mengenai “apa dan bagaimana” dari “matriks kompetensi” baik “menurut pemahaman anda” ataupun dengan “apa yang sudah anda buat” serta apa dan bagaimana antara “finding” dengan”matriks kompetensi” tersebut.

 

Nah jika “matriks kompetensi” ataupun “konsep kompetensi” yang anda gunakan masih “tidak jelas” saya rasa masih sangat jauh upaya mewujudkan mimpi anda untuk menyesuaikan antara “model kompetensi” dengan “KPI” dalam sistem “PA”. Untuk mewujudkan mimpi anda tersebut ya tentunya anda harus start dari “model kompetensi”, sebab “model kompetensi” merupakan salah satu alat yang dapat digunakan untuk menyelaraskan seluruh fungsi HR di dalam organisasi anda. Kalau “model kompetensi” yang “ideal” sudah terbentuk, baru anda bisa mulai selaraskan satu persatu fungsi-fungsi HR tersebut..

 

Mengenai “apa dan bagaimana” dari “model kompetensi yang akan anda buat tentu saja akan berpulang pada sejauh mana dan seluas apa konsep kompetensi yang anda ketahui dan kuasai serta kesesuaiannya dengan kondisi organisasi anda.

 

Tentang “kriteria” yang anda tanyakan, karena saya bukan penganut konsep “underlying characteristic”, maka “kriteria” yang saya maksudkan fokusnya pada “doing” dan bukan “knowing” apalagi “trait”. Nah jika sudah diperoleh analisis mengenai (keselarasan) elemen2 dalam konteks corporate atau SBU (Visi, Misi, Values, Objectives, Strategy, HR Strategy) maka fokus selanjutnya analisis terhadap masing2 posisi sampai mencapai output “kriteria” yang saya maksudkan.

 

Untuk mendapatkan dukungan dari manajemen (direksi), tentunya anda harus bisa menampilkan sesuai dengan sudut pandang dari manajemen. Pihak manajemen tentunya akan mengharapkan “manfaat” dari “sejumlah uang yang akan mereka keluarkan”, nah itulah yang anda jual!

Misalnya dengan adanya “kompetensi”, maka anda akan dapat:

1.      Melakukan pemetaan “strength” dan “weakness” baik dari sisi organisasi, departemen, ataupun individu sehingga dapat diketahui antara kapablitas organisasi saat ini dengan apa yang sesunguhnya diharapkan. Selain anda juga dapat “menjaga” orang-orang “tepat” tuk tetap ada di dalam bus serta menurunkan orang-orang yang tidak “tepat”.

2.      Menampilkan estimasi ROI dari seluruh uang yang dikeluarkan bagi HR. Dalam fungsi R&S, anda dapat menampilkan estimasi “keuntungan” ketika anda berhasil mendapatkan orang yang kompeten. Dalam fungsi T&D anda dapat menampilkan “keuntungan” yang diperoleh dari meningkatnya “kompetensi karyawan”. Dalam fungsi PM, anda bisa melakukan estimasi biaya yang dibutuhkan untuk membentuk karyawan-karyawan yang siap untuk proses suksesi, dll.

 

 

Sembari anda berupaya untuk menyusun “model kompetensi”ada baiknya anda mencoba untuk melakukan analisa mengenai efektivitas dari “system PA” di organisasi anda. Ada beberapa hal yang saya ingin tanyakan dimana jawaban anda dapat digunakan sebagai sinyal untuk mengukur efektivitas PA anda saat ini.

Berikut adalah beberapa pertanyaan saya (its ok jikalau anda memiliki beberapa pertimbangan sehingga tidak ingin menjawabnya) :

  1. Bagaimanakah proses yang terjadi sampai sehingga kesebelas indikator kinerja tersebut bisa hadir?
  2. Apakah seluruh posisi di tempat anda, semuanya dinilai dengan menggunakan indikator kinerja tersebut?
  3. Apakah masing-masing indikator kinerja tersebut sudah memiliki definisi operasional? Jika sudah bagaimanakah definisi operasional tersebut?

(pemahaman akan istilah serta ruang lingkup dari “kompetensi”, “potensi”, “talent”, “knowledge”, “skill”, “ablity”, “attitude”, “aptitude”, “trait” akan sangat bermanfaat sekali dalam konteks ini)

  1. Apa dan bagaimanakah penjelasan serta penggunaan skala 1-5 tersebut? Serta mengapa skala yang dipilih adalah 1-5?
  2. Bagaimana proses menentukan KPI serta proporsinya untuk masing2 level jabatan serta bagaimanakah kontribusi KPI terhadap indikator kinerja maupun pada proses penilaian secara keseluruhan?

 

Demikianlah uraian dari saya, semoga bisa membantu.

 

 

Salam,

 

 

-Deddy Hanif-

 

 

— On Tue, 7/1/08, rudy <rudy_a@adiprima. com> wrote:

From: rudy <rudy_a@adiprima. com>
Subject: RE: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi
To: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com
Date: Tuesday, July 1, 2008, 7:31 AM

Salam kenal Pak Deddy,

 

Terima kasih masukannya. Masalah istilah “kompetensi, potensi, talent, criteria” kalo dipermasalahkan tambah pusing. Sebaiknya tidak usah diperdebatkan. Mana yang tepat di anda belum tentu tepat di kami tapi sekedar referensi tentu baik-baik saja diperbandingkan.

 

Pada saat kami mengejar sertifikasi ISO batas waktu yg diberikan Top Management kepada kami dan konsultannya cukup fantastis yaitu 3 bulan persiapan dan 1 bulan masa implementasi. Namun, berkat perjuangan hebat akhirnya sertifikasi pun didapatkan. Tentu bapak bisa memperkirakan bahwa sistem yang kami susun sangat prematur dan pastinya membawa permasalahan kemudian.

 

Nah, salah satunya khusus ditempat saya adalah masalah matriks kompetensi. Saya paham benar dengan konsep matriks kompetensi sehingga saya tahu bahwa apa yang kami susun masih sangat jauh dari benar. Tapi, pada saat penyusunan orientasi konsultan adalah timeline dan yg penting ada dulu bukan bagaimana yang benar, toh nanti sambil berjalan bisa dibenarin begitu sederhananya cara berpikirnya.

 

Ada tiga anak perusahaan holding termasuk kami yang bersertifikasi ISO dan di salah satunya sudah medapatkan NC atas kasus matriks kompetensi ini (kebetulan konsultannya sama). Ini sedikit mengkhawatirkan saya sekaligus juga berupaya untuk menyusun yang benar itu bagaimana. Saya paham benar ini bukan pekerjaan kecil dan sama dilematisnya ketika saya sendiri belum punya keyakinan menyeluruh “memangnya manfaatnya apa kalau ini tersusun dengan benar, efisiensi apa yg didapatkan, apakah hanya sekedar menuruti klausul ISO, bukankah pekerjaan lain yang jauh lebih penting banyak?”  Jika melihat kondisi kami saat ini tentu masih sangat banyak prioritas lain menjadi agenda meeting khususnya efisiensi dan produktifitas proses.

 

Mungkin sedikit gambaran lebih detail mengenai kriteria yang Bapak sebutkan membantu saya darimanakah saya harus melangkah (jika kita ingin menyusun sendiri) dan apa sebenarnya benang merah dari competency-based ini, sebagai senjata untuk menjadikan direksi sebagai beking yg kuat atas program ini? CB HRM setahu saya masuk dalam Strategic HRM (bersifat strategis /jgk panjang) padahal paradigma ditempat kami untuk operasional saja masih perencanaan jk pedek dan menengah.

 

Job des sendiri baru disusun lagi pada saat itu. Yang menyusun diserahkan kepada kepala departemen masing-masing, apa mereka kompeten? Ini masih menjadi tanda Tanya.

 

Kami memiliki system PA yang sudah berjalan dan ini digunakan baik untuk pengangkatan maupun kenaikan gaji. Saya ingin matriks kompetensinya match dengan system PA ini supaya bisa terintegrasi. Indikator Kinerja yang dinilai dalam PA antara lain :

Kecekatan, Pengetahuan atas pekerjaan, Akurasi Kerja, Kepatuhan, Kesadaran Mutu, Kerjasama, Kreatifitas, Leadership, Problem Solving, Perencanaan, dan Evaluasi. Setiap level jabatan berbeda jumlah KPI nya dan persentasi proporsi KPInya. Dan saya sudah menyusun pedoman penilaian lengkap dengan defenisi dan standar pengukuran setiap skala (1 s/d 5)

 

Sementara dalam matriks kompetensi kami dipandu konsultan menyusun model kompetensinya sesuai format dan beberapa saya rasa sama dengan KPI di PA. Sementara untuk kompetensi teknis ditetapkan masing-masing kadep terkait dan untuk pengukurannya di skala 1 – 4 dengan gradasi yg sangat sederhana.

 

Apakah untuk kondisi saat ini saya bisa menyesuaikan model kompetensi yang ada dengan KPI dalam sistem PA? Terlepas dari bentuk ideal competncy based yg ada pada referensi buku-buku yg populer seperti spencer dll.

 

Maaf kalo curhatnya kepanjangan. Trims anyway

 

Salam,

Rudy

 

—–Original Message—–
From: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com [mailto:Diskusi- HRD@yahoogroups. com] On Behalf Of Deddy Hanif
Sent: Tuesday, July 01, 2008 7:30 AM
To: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com
Subject: Re: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi

 

 

Halo rekan Rudy,

 

Saya akan coba urun pendapat, meskipun sebenarnya saya tidak terlalu pasti mengenai apa dan bagaimana yang “sesungguhnya” anda maksudkan dengan “matriks kompetensi”, karena bisa jadi apa yang anda maksudkan ternyata berbeda dengan apa yang saya pikirkan.

 

Ketika membahas tentang kompetensi, hal-hal yang sangat perlu anda cermati adalah konsep/teori (kompetensi) apa yang  menjadi acuan pemikiran anda. Sebagai informasi, ada sangat banyak sekali konsep/teori tentang kompetensi dimana sangat dimungkinkan terdapat persamaan atau perbedaan di dalam sudut padang pada masing-masing konsep/teori tersebut.

 

Dengan adanya konsep/teori kompetetnsi yang anda kuasai maka minimal anda tidak akan terjebak pada isitilah-istilah yang seringkali rancu, misalnya saja antara “kompetensi”,”potensi”, dll.

 

Kembali ke pertanyaan anda, maka bisa jadi ada konsep atau teori yang menyatakan bahwa “matriks kompetensi” adalah hal berbeda (tidak terkait) dengan PA atau mungkin malah sebaliknya.

 

Nah tentunya dengan adanya pemahaman konsep/teori yang dikombinasikan pemahaman akan kondisi organisasi anda, anda dapat “menentukan hal terbaik” yang dapat anda kontribusikan ke organisasi anda. Misalnya perlu atau tidak organisasi anda menggunakan “kompetensi”, lalu “kompetensi” yang bagaimanakah yang fit dan dapat diaplikasikan dengan kondisi organisasi anda (termasuk apakah perlu dibedakan antara “matriks kompetensi” dengan PA, dsb.).

 

Saya pribadi lebih tertarik dengan “kriteria” perposisi (yang bisa saja disebut sebagai “kompetensi”) yang diperoleh berdasarkan “riset” sehingga “kriteria” tersebut align dengan kondisi organisasi dan dapat digunakan di dalam seluruh fungsi-fungsi HR.

 

Misalnya apabila sudah diperoleh “kriteria” untuk “posisi A”, maka anda dapat melakukan fungsi Recruitment & Selection, T&D, Performance Management (termasuk PA, Career Planning, etc), serta Compensation  ataupun fungsi-fungsi HR lainnya hanya dengan menggunakan satu acuan saja yaitu “Kriteria Posisi A”.

 

Semoga bisa membantu.

 

 

Salam,

 

-Deddy Hanif-

 

 

— On Sat, 6/28/08, Annie Wulandari <anniewlndr@gmail. com> wrote:

From: Annie Wulandari <anniewlndr@gmail. com>
Subject: [Diskusi HRD Forum] Matriks Kompetensi
To: Diskusi-HRD@ yahoogroups. com
Date: Saturday, June 28, 2008, 8:38 AM

1. Keterkaitan antara Matrik Kompetensi dan PA adalah berbanding lurus artinya keduanya merupakan tool untuk mengukur potensi (asses) karyawan, hasil akhir PA selalu dievaluasi oleh matrik kompetensinya.
2. Sepanjang tertulis dalam klausul ISO 2000 maka harus dilaksanakan, manfaat matrik kompetensi salah satunya sebagaimana point.1

2008/6/28 rudy <rudy_a@adiprima. com>:

Dear All,

 

Mohon masukan dari rekans yang memahami pertanyaan kami seputar matriks kompetensi :

 

1.      apakah matriks kompetensi adalah hal berbeda (tidak terkait) dengan performance appraisal (PA)? Jika dapat diintegrasikan apakah jenis kompetensi didalam matriks kompetensi bisa dibuat sama dengan indikator yang dinilai dalam PA?

2.      Pemahaman saya, matriks kompetensi adalah dasar dalam penyusunan program pengembangan karyawan kedepan, akan tetapi manakala kami menganggap bahwa matriks ini tidak disusun dengan benar sehingga kami mengabaikannya. Bagaimana hal ini jika dipertanyakan ketika Audit ISO? Sedangkan untuk menyusun matriks yang benar untuk kondisi kami saat ini belum menjadi hal yang prioritas dan belum memahami sejauhmana manfaatnya.

 

Regards,

Rudy

 

 



Not happy with your email address?
Get the one you really want – millions of new email addresses available now at Yahoo!

__._,_.___

Spektakuler Workshop !!
"Applied Semi/Quasi Assessment & Development Center Method For Managerial Position"
9 – 10 Juli 2008,Jakarta
http://www.HRD-Forum.com
HOTLINE : 08788-1000-100 | 0815 1049 0007 | 021-70692748 |
——————————–
Dapatkan Agenda Training Thn 2008 hanya di :
http://www.HRD-Forum.com
http://www.agenda.HRD-Forum.com
——————————–
Diskusi-HRD@yahoogroups.com
Komunitas HRD Terbesar di Indonesia
YM : hrdforum
———————————–
Penting buat Praktisi HRD !!
http://hr-expert.blogspot.com/
http://management-hr.blogspot.com/
http://kpi-owner.blogspot.com/
http://compensations.blogspot.com/
http://recruitmentskill.blogspot.com/
———————————–
Service Kami meliputi ; Training/Seminar/Workshop baik InHouse maupun Public, Konsultasi, Recruitment & Selection khusus untuk posisi HRD, Assessment, Outdoor Activity Programs, Dll yang masih berhubungan dengan bidang tugas HRD.
————————————
Jika Anda belum bergabung kirimkan email ke :
Diskusi-HRD-subscribe@yahoogroups.com
———————
Dicari Freelance Trainer !
Anda mempunyai keahlian & pengalaman mengajar di bidang HR ?
Kirim CV anda ke ; HRD.Forum@gmail.com
Subject : Freelance Trainer
———————
http://hrd-forum.blogspot.com/
———————
bagi yang ingin Contoh-contoh KPI
http://kpi-owner.blogspot.com/
———————
http://free-toefl-test.blogspot.com/
http://management-hr.blogspot.com/
MARKETPLACE

Yahoo! Groups users, check out this limited time offer from Blockbuster! Rent DVDs free for a month!

Recent Activity

Visit Your Group

Need traffic?

Drive customers

With search ads

on Yahoo!

Yahoo! Groups

Balance your life

by learning how to

make smart choices.

Women of Curves

on Yahoo! Groups

see how women are

changing their lives.

.


__,_._,___

Written by brammantya kurniawan

July 3, 2008 at 9:05 am

Posted in Uncategorized

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s

%d bloggers like this: